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O Termo de Referência é o documento que condensa as principais informações da fase interna da licitação e, por isso, deve ser construído com cuidado e atenção, já que seus dados servem de espelho para elaboração do edital e contrato administrativo.

Apresentamos, a seguir, algumas dicas para elaborar esse documento com excelência:

1 – Especificação do objeto

A especificação do objeto é um dos elementos mais sensíveis do TR. De acordo com a Súmula 177 do TCU ,“a definição precisa e suficiente do objeto licitado constitui regra indispensável da competição, até mesmo como pressuposto do postulado de igualdade entre os licitantes, do qual é subsidiário o princípio da publicidade, que envolve o conhecimento, pelos concorrentes potenciais das condições básicas da licitação, constituindo, na hipótese particular da licitação para compra, a quantidade demandada uma das especificações mínimas e essenciais à definição do objeto do pregão”. Dessa feita, o agente público deve  evitar descrições que deixem dúvidas para Administração e licitantes, bem como que sejam excessivas, irrelevantes e desnecessárias.

Ainda, com relação a esse momento, deve se buscar criar catálogos eletrônicos padronizando os objetos e especificações dentro da unidade administrativa. Com o catálogo eletrônico é possível facilitar a elaboração da demanda e tornar mais célere o processo de contratação.

2 – Fundamentação adequada do pedido

Mais um ponto importante do TR diz respeito a necessidade de fundamentação adequada do pedido. Muitas vezes essa informação é esquecida ou desprezada, sendo comumente utilizada a expressão “atender ao interesse público”, como justificativa da contratação. É consabido que o setor responsável pelo pedido deve indicar, previamente, nos autos dos procedimentos licitatórios, os motivos e fundamentos da necessidade de realização do objeto das licitações. Assim, recomendamos que a unidade administrativa desnude as razões pelas quais o bem ou serviço deve ser contratado e se debruce na construção dessa informação.

3 – Prospecção de consumo

No caso de tratar de despesas rotineiras, uma boa prática de gestão é realizar a prospecção dos registros de consumo dos materiais ao longo de períodos de tempo determinados, demonstrando em que se pauta a demanda do órgão. Com efeito, há que se fazer sempre avaliação da adequação da demanda com a necessidade posta, a fim de evitar, o que comumente ocorre, que é a dissintonia entre a necessidade e o objeto, consubstanciando em desperdício para a unidade administrativa. Enfim, o setor responsável pelo pedido deve estampar os elementos que justificam a necessidade da contratação e do quantitativo solicitado.

4 – Especificação de objetivo divisível

Outro aspecto que merece uma análise aprofundada diz respeito à especificação de objeto divisível. De acordo com a súmula 247 do TCU, “é obrigatória a adjudicação por item, e não por preço global, nos editais das licitações para a contratação de obras, serviços, compras e alienações, cujo objeto seja divisível, desde que não haja prejuízo para o conjunto ou complexo ou perda de economia de escala, tendo em vista o objetivo de propiciar a ampla participação de licitantes que, embora não dispondo de capacidade para a execução, fornecimento ou aquisição da totalidade do objeto, possam fazê-lo com relação a itens ou unidades autônomas, devendo as exigências de habilitação se adequarem a essa divisibilidade”.

Essas orientações evidenciam que nas contratações de objetos divisíveis a regra geral é que a contratação seja feita por item, a fim de propiciar a ampla participação de interessados e seleção da proposta mais vantajosa. A contratação por lote ou preço global deve ser vista como medida excepcional, que necessita de robusta motivação (Acórdão n° 2901/16 – Plenário, TCU)

Ainda, com relação à especificação do objeto, merece destacar que a indicação de marca foi relativizada, pois é possível admití-la como forma ou parâmetro de qualidade, desde que seguida, necessariamente, das expressões “ou equivalente” e “ou de melhor qualidade”.

5 – Definição do valor estimado da contratação

Em relação a este outro elemento melindroso do Termo de Referência, não encontramos na lei de licitações tratamento específico disciplinando sua feitura. Fato é que, já está consagrada a orientação de se ampliar e diversificar as fontes das informações coletadas, procedimento denominado vulgarmente de “cesta de preços aceitáveis” (Acórdão n° 265/2010 do TCU).

Com isso, é de se ter em conta, que a pesquisa mercadológica deve ser abrangente, efetiva e parametrizada, sendo recomendado consultar os seguintes métodos:

I – Portal de Compras, disponível no endereço eletrônico https://www.comprasgovernamentais.gov.br/;

II – Pesquisa publicada em mídias especializada;

III – Sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo;

IV – Contratações similares de outros entes públicos; ou

V – Pesquisa realizada com os potenciais fornecedores,

Aprofundando ainda mais nesta questão delicada da pesquisa mercadológica, o TCU, por meio da Portaria n° 128, apresentou as seguintes recomendações a serem observadas no dimensionamento econômico do objeto:

Art. 10. As pesquisas de preços no mercado poderão ser realizadas na internet, por telefone, via e-mail ou correspondência, em publicações especializadas, e pessoalmente junto a fornecedores por meio de representante da Administração do TCU, observadas as seguintes orientações:

I – no caso de pesquisa de preços realizada em lojas na internet, deverá ser juntada aos autos a cópia da página pesquisada em que conste o preço, a descrição do bem, e a data da pesquisa;

II – no caso de pesquisa de preços realizada por telefone, devem ser registrados e juntados aos autos o número do telefone, a data, o horário, o nome da empresa e das pessoas que forneceram o orçamento;

III – no caso de pesquisa de preços realizada por e-mail ou correspondência, deverão ser juntados aos autos o pedido e a resposta do fornecedor;

IV – no caso de pesquisa de preços em publicações especializadas, deverá ser juntada aos autos a cópia da capa e da página pesquisada ou, alternativamente, indicado o número da publicação e da página pesquisada;

V – no caso de pesquisas de preço pessoalmente realizadas junto a fornecedores por meio de representante da Administração do TCU, deverá ser juntado aos autos documento em nome da empresa, contendo a data, o nome e a assinatura do representante ou responsável pelo fornecimento do preço.

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